Tugas Pokok dan Fungsi

Tugas Pokok dan Fungsi

• 2. 1. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Unit Kerja

Tugas pokok secara lebih terinci pada masing-masing Struktur Organisasi yang ada pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Mojokerto adalah sebagai berikut :

• 2. 2. 1.   Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kepala dinas mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh kegiatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mojokerto.

• 2. 2. 2.  Sekretariat

Sekretariat mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan sebagian tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk mengkoordinasikan bidang-bidang dan memberikan pelayanan administratif serta teknis yang meliputi urusan umum, kepegawaian, penyusunan program dan keuangan.

1. Sekretaris, mempunyai tugas

1. Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan rencana program, kegiatan dan anggaran
2. Pelaksanaan pengelolaan dan pembinaan urusan administrasi umun , kepegawaian dan keuangan.
3. Pelaksanaan urusan ketatausahaan, kerumah tanggan , tata laksana dan hubungan masyarakat
4. Pelaksanaan koordinasi penataan organisasi
5. Pelaksanaan dan koordinasi pengelolaan dan pengamanan asset
6. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan dan
7. Pelaksanaan tugas tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala dinas

2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

1. Melakukan pengelolaan dan pembinaan urusan administrsi umum dan kepegawaian
2. Melakukan pengelolaan  surat menyurat,  kearsipan, ketatalaksanaan, kerumahtanggaan, hubungan masyarakat dan keprotokalan
3. Menyusun rencana kebutuhan, pengadaan, distribusi dan pemeliharaan perlengkapan dan peralatan kantor.
4. Menyusun   bahan   koordinasi   dibidang   penyusunan   program   dan penataan organisasi .
5. Melakukan evaluasi dan penyusunan laporan, dan
6. Melakukan tugas tutugas kedinasan lain yang diberikan oleh sekretaris.

3. Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai Tugas

1. Menyusun bahan koordinasi dan menyusun rencana kerja , rencana program, kegiatan dan anggaran
2. Menyusun bahan koordinasi dan menyusun laporan kinerja
3. Melakukan pengelolaan data dan perencanaan program
4. Menyusun   bahan   koordinasi   dibidang   penyusunan   progran   dan penataan koordinasi
5. Melakukan evaluasi dan penyusunan laporan dan
6. Melakukan tugas tugas kedinasan lain yang diberikan oleh sekretaris

4. Sub Bagian Keuangan

1. Menyusun bahan koordinasi dan menyusun anggaran keuangan .
2. Melakukan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan.
3. Melakukan evaluasi anggaran dan penggunaan keuangan.
4. Menyusun laporan keuangan.
5. Menyusun bahan koordinasi dibidang keuangan
6. Melakukan evaluasi dan menyusun laporan dan
7. Melakukan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh sekretaris.

• 2. 2. 3.   Bidang Perpustakaan

Bidang Perpustakaan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan sebagian tugas dinas meliputi layanan perpustakaan, pembinaan perpustakaan dan pembudayaan kegemaran membaca. Dalam melaksanakan tugas bidang perpustakaan mempunyai fungsi :

1. Perumusan konsep kebijakan teknis bidang pelayanan perpustakaan, pembinaan perpustakaan dan pembudayaan kegemaran membaca
2. Pelaksanaan kegiatan bidang pelayanan perpustakaan , pembinaan perpustakaan dan pembudayaan kegemaran membaca
3. Pelaksanaan koordinasi bidang pelayanan perpustakaan, pembinaan perpustakaan dan pembudayaan kegemaran membaca
4. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan
5. Pelaksanaan tugas tugas kedinasan lain yang yang diberikan oleh Kepala Dinas

Bidang Perpustakaan dibagi menjadi beberapa seksi, yaitu :

1. Seksi Layanan, mempunyai tugas :

1. Menyusun konsep kebijakan teknis dibidang perpustakaan yang terkait dengan layanan bahan pustaka dan layanan umum perpustakaan kepada masyarakat.
2. Menyusun bahan koordinasi dibidang perpustakaan yang terkait dengan layanan bahan pustaka (peminjaman buku perpustakaan, pengembalian buku, Pembuatan kartu tanda anggota (KTA) dan penyusunan aplikasi layanan) dan pelayanan umum perpustakaan pada masyarakat.
3. Melakukan tugas dibidang layanan bahan pustaka(peminjaman buku perpustakaan, pengembalian buku, pembuatan KTA dan penyusunan aplikasi layanan) dan pelayanan umum perpustakaan pada masyarakat.
4. Melakukan evaluasi dan menyusun laporan dan
5. Melakukan tugas tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Perpustakaan.

2. Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas :

1. Menyusun konsep kebijakan teknis dibidang pembinaan perpustakaan.
2. Menyusun bahan dalam bidang perpustakaan yang terkait pembinaan perpustakaan.
3. Melakukan pembinaan kelembagaan dan pengelola perpustakaan desa/kelurahan, sekolah, Taman Bacaan Masyarakat (TBM) dan perpustakaan khusus.
4. Melakukan evaluasi dan menyusun laporan dan
5. Melakukan tugas tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Perpustakaan

3. Seksi Pembudayaan Kegemaran Membaca

1. Menyusun konsep kebijakan teknis dibidang perpustakaan yang terkait pembudayaan kegemaran membaca, layanan baca perpustakaan keliling dan layanan paket perpustakaan keliling.
2. Menyusun bahan koordinasi dibidang koordinasi dibidang pepustakaan yang terkait dengan pembudayaan kegemaran membaca, layanan baca perpustakaan keliling, layanan paket perpustakaan keliling.
3. Melakukan tugas dibidang pembudayaan kegemaran membaca, layanan baca perpustakaan keliling, layanan paket perpustakaan keliling.
4. Melakukan evaluasi dan menyusun laporan dan
5. Melakukan tugas tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Perpustakaan.

• 2. 2. 4.   Bidang Kearsipan

Bidang Kearsipan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan sebagian tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan meliputi pengelolaan arsip dinamis, akuisisi dan pengelolaan arsip statis serta pembinaan kearsipan. Dalam melaksanakan tugas Bidang Kearsipan mempunyai fungsi:

1. Perumusan rencana dan program Bidang Kearsipan.
2. Pelaksanaan pendistribusian dan pemberian petunjuk pelaksanaan tugas kearsipan kepada bawahan.
3. Pelaksanaan koordinasi dengan unit-unit kerja terkait dalam rangka pelaksanaan tugas kearsipan.
4. Perumusan peraturan dan bahan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkup kabupaten sesuai dengan kebijakan nasional
5. Pelaksanaan pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah, badan usaha milik daerah (BUMD) kecamatan dan desa/kelurahan.
6. Perumusan peraturan dan bahan kebijakan penggunaan sarana prasarana kearsipan di lingkup kabupaten sesuai dengan kebijakan nasional
7. Pelaksanaan pengelolaan arsip statis dan arsip dinamis perangkat daerah, BUMD, perusahaan swasta dan perorangan berskala kabupaten.
8. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan dan
9. Pelasanaan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

Bidang Kearsipan mempunyai seksi-seksi yang mendukung tugas dan fungsi bidang kearsipan yaitu

1. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis, mempunyai tugas

1. Menyusun rencana dan program seksi.
2. Melakukan pengelolaan arsip dinamis.
3. Melakukan penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip/penyusutan arsip in-aktif.
4. Melakukan penerimaan, penataan dan penyimpanan arsip in aktif.
5. Menyusun pedoman penyelenggaraan tata kearsipan.
6. Melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip in aktif.
7. Menyusun daftar arsip in aktif dan jadwal retensi arsip.
8. Merancang jaringan informasi kearsipan daerah.
9. Melakukan evaluasi dan penyusunan laporan dan
10. Melakukan tugas tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala bidang kearsipan.

2. Seksi Akuisisi dan Pengelolaan Arsip Statis, mempunyai tugas :

1. Menyusun rencana dan program seksi
2. Melakukan penerimaan, penataan, perawatan dan penyimpanan arsip statis
3. Melakukan preservasi dan restorasi arsip statitis
4. Melakukan layanan informasi arsip statis konversional atau media baru
5. Merancang jaringan informasi arsip statis
6. Menyusun bahan sumber naskah arsip statis
7. Melakukan penyalinan dan penerjemahan arsip statis
8. Menyusun bahan penerbitan daftar inventaris arsip statis dan naskah sumber arsip statis
9. Melakukan evaluasi dan menyusun laporan dan
10. Melakukan tugas tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala bidang kearsipan.

3. Seksi Pembinaan Kearsipan, mempunyai tugas :

1. Menyusun rencana program dan kegiatan seksi.
2. Melakukan pembinaan kelembagaan pengelolaan kearsipan desa/kelurahan, Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Negara (BUMN), BUMD, Sekolah, organisasi kemasyarakatan dan perusahaan swasta.
3. Melakukan pembinaan budaya tertib arsip.
4. Melakukan evaluasi dan menyusun laporan dan
5. Melakukan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Kearsipan.

• 2. 2. 5.   Bidang Pengembangan

Bidang Pengembangan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan sebagian tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan meliputi teknologi informasi, kerjasama dan promosi serta pengembangan koleksi dan pengolahan bahan pustaka. Dalam melaksanakan tugas Bidang pengembangan mempunyai fungsi:

1. Perumusan konsep kebijakan teknis dibidang pembinaan yang terkait dengan pengembangan perpustakaan dan kearsipan.
2. Perumusan perencanaan program kerja dan petunjuk teknis bidang pengembangan perpustakaan dan kearsipan.
3. Pelaksanaan pengembangan perpustakaan dan kearsipan.
4. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program kegiatan pengembangan perpustakaan dan kearsipan.
5. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan bidang lain dan lembaga/instansi lain yang berhubungan dengan perpustakaan dan kearsipan.
6. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan.
7. Pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala Dinas

Bidang pengembangan mempunyai beberapa seksi yang membantu melaksanakan tugas dan fungsi bidang pengembangan, yaitu

1. Seksi Teknologi Informasi, mempunyai tugas

1. Menyusun rencana dan program seksi.
2. Menyusun bahan perencanaan, koordinasi dan pengembangan sistem pengelolaan informasi perpustakaan dan kearsipan.
3. Merancang pengembangan sistem informasi.
4. Menyusun bahan dokumentasi daerah dengan menggunakan multimedia.
5. Merancang pengembangan otomasi perpustakaan dan kearsipan.
6. Melakukan alih media bahan pustaka dan arsip.
7. Melakukan evaluasi dan penyusunan laporan dan
8. Melakukan tugas-tugas kedinasan lain yang yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengembangan

2. Seksi Kerjasama dan Promosi

1. Menyusun bahan rencana program dan petunjuk teknis dibidang kerjasama, promosi perpustakaan dan kearsipan.
2. Menyusun konsep rencana program kerja dan kegiatan bidang kerjasama, promosi perpustakaan dan kearsipan.
3. Menyusun bahan perencanaan, kerjasama, koordinasi , promosi, perpustakaan dan kearsipan.
4. Melakukan kerjasama bidang perpustakaan dan kearsipan dengan perangkat daerah, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi kemasyarakatan dan perusahaan swasta.
5. Melakukan publikasi perpustakaan melalui pameran buku, buletin, leaflet, brosur dan lain lain.
6. Menyusun dan mempelajari peraturan, kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis berkaitan dengan bidang kerjasama dan promosi perpustakaan.
7. Melakukan evaluasi dan menyusun laporan dan
8. Melakukan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengembangan

3. Seksi  Pengembangan  Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka,  mempunyai tugas :

1. Menyusun konsep kebijakan teknis dibidang perpustakaan yang terkait dengan survey buku, akuisisi/pengadaan bahan pustaka, pengembangan perpustakaan serta pengolahan bahan pustaka dan preservasi bahan pustaka.
2. Menyusun bahan koordinasi dibidang pengolahan yang terkait dengan survey buku, akuisisi/pengadaan bahan pustaka , pengembangan perpustakaan serta pengolahan bahaqn pustaka.
3. Menyusun bahan koordinasi dibidang pemeliharaan, perawatan, perbaikan, penyelamatan bahan pustakadan alih media.
4. Melakukan tugas dibidang pengolahan yang terkait dengan survey buku, akuisi/pengadaan bahanpustakqa, pengolahan bahan pustaka secara modern dari tahap perencanaan pengadaan perpustakaan hingga menjadi bahan perpustakaan yang siap disampaikan kepada publik serta pembentukan kelembagaan.
5. Melakukan tugas dibidang pengelolahan yang terkait preservasi/restoeasi dan perbaikan bahan pustaka, penyelamatan bahan pustaka dan alih media.
6. Melakukan pengumpulan karya cetak dan karya rekam dari instansi pemerintah/swasta dan perorangan yang sesuai dengan ketentuan perundang undangan yang berlaku.
7. Menyusun kliping informasi daerah.
8. Melakukan evaluasi dan penyusunan laporan dan
9. Melakukan tugas tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengembangan